Borçlar hesabı (AP) süreçleri genellikle manuel veri girişi ve işletmeleri geride tutabilen, personel için fazladan iş yaratabilecek, işletmenin tedarikçi ilişkilerinden azami avantajı elde etmesini engelleyebilecek verimsiz iş akışlarıyla karakterize edilir. Bununla birlikte, AP otomasyon yazılımı bu süreçleri büyük ölçüde otomatikleştirerek işletmenin zamandan ve paradan tasarruf etmesini sağlayabilir.
Kuruluşların AP çözümünde ihtiyaç duyduğu özellikler
AP otomasyonu, bir kuruluştaki fatura işleme iş akışlarını düzenler. Veri yakalama yazılımı sayesinde kuruluşlar, e-postayla gönderilen ve taranan faturaları merkezi bir konuma toplayabilir ve önemli alan verilerini işlenmek üzere faturadan otomatik olarak çıkarabilir.
Otomatik iş akışları, faturaları sipariş satın almak ve ödeme onayı için sıraya koymak üzere eşleştirmek için de uygulanabilir. Bu onay iş akışları, otomatik ödeme limitleri gibi önceden belirlenmiş iş kurallarına göre uygulanır ve kuruluşların aynı faturaya iki kez ödeme yapmasını önleyebilir.
Kuruluşların AP otomasyon yazılımı karşılaştırmasında neler dikkat etmelidir?
- Dijital belge ve bilgi yakalama
AP otomasyon yazılımı, kağıt tabanlı ve e-postayla gönderilen faturalar da dahil olmak üzere, kaynağından bağımsız olarak tüm faturaları birleştirebilmeli, ayrıca işlenecek temel veri alanlarını otomatik olarak tanımlamalı ve yakalamalıdır.
Satınalma siparişi numarası, fatura türü, fatura miktarı, son ödeme tarihi, tedarikçi bilgileri vb. gibi önemli bilgilerin çıkarılması, yalnızca veri girişinde zaman tasarrufu sağlamakla kalmaz, aynı zamanda manuel işlemeyle ilgili hataları da azaltır.
Bunun için dijital belge yakalama ve optik karakter tanıma (OCR) özelliği gerekir.
- Otomatik iş akışları
En iyi AP otomasyon yazılımı, işletmenin ihtiyaçlarına uygun esnek ve özelleştirilebilir iş akışları sağlar.
Bu, belirlenmiş fatura değerleri, gider türü veya tedarikçi adındaki onay tabanlı iş akışlarından eşleşen faturalara ve satınalma siparişlerine, hatta eksik dokümanları veya anormallikleri tanımlamak için istisna raporları oluşturmaya kadar her şeyi içerebilir.
- Hızlı ödemeler
AP otomasyon çözümleri kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemleriyle entegre olabilmeli, böylece işletmeler tedarikçilerle güçlü ilişkiler geliştirmeye yardımcı olmak adına onlara daha erken ödeme yapmak için manuel işlemeyi azaltabilir ve fatura işlemeyi hızlandırabilir.
Gelecekte bir ödemenin ertelenmesi gerekiyorsa, bu durum işletmeyi iyi bir duruma getirecektir. Ayrıca gelecekte daha iyi anlaşmalar yapılmasını sağlayabilir.
- Veri görünürlüğü ve analizi
Mükemmel AP otomasyon çözümleri, şirketin fatura verilerini analiz ederek işletmelere görünürlük ve öngörüler kazandıracak, böylece şirketin ne kadar, ne için ve hangi tedarikçilerle harcama yaptığını görebilecekler.
Bu, önemli tedarikçilerden daha iyi bir anlaşma için iş vakasına katkıda bulunabilir ve ayrıca satın alımları birleştirerek veya daha ucuz bir tedarikçi seçerek işletmenin paradan tasarruf edebileceği alanların belirlenmesine yardımcı olabilir.
Faturalara yapılan bu görünürlük, manuel analiz gerektirmeden önemli maliyet tasarrufları sağlayabilir.
- Güvenlik ve yönetişim
Bir AP otomasyon yazılımı karşılaştırması yaparken işletmeler sahtekarlığa dayanıklı ve net denetim yolları sağlayan güvenli bir çözüm aramalıdır. Bu, fatura durumunun görünürlüğünü, erişim izinlerini ve ayrıntılı erişim ve işlem bilgilerini içermelidir.
İşletme ister haftada bir düzine fatura ister aylık binlerce fatura işliyor olsun, doğru AP otomasyon çözümü önemli miktarda zaman ve para tasarrufu sağlayabilir.
Comments