Bugünlerde çoğu İK departmanı dijitalleştirilirken, tüm İK profesyonellerinin neredeyse yarısı, temel süreçlerinin en azından bir kısmı için hala kâğıt kullandıklarını belirtiyor. Dahası, bu içerik oluşturma ve harmanlamanın birçoğu hala elle yapılıyor ki bu da nispeten verimsiz olup insan hatasına açık kapı bırakıyor.
Dijital optimizasyon İK süreçlerini kolaylaştıyor
Personel kayıtlarının yönetilmesi ve korunmasıyla görevlendirilen İK, hassas bilgilerin her zaman güvenli kalmasını sağlama konusunda büyük sorumluluğa sahiptir. Veri ihlalleri, bilgisayar korsanlarının işi olarak görülse de bu belgelerin dikkatsizliği ve yanlış kullanılması suçlu olunmasına neden olur.
Çoğu İK uzmanı teknolojinin işlerini yapmalarına yardımcı olduğunu söylese de yüzdr 47’si tazminat işleme gibi önemli görevler için hala kağıda bağımlıdır. İK’daki manuel ve kağıt tabanlı süreçler sadece verimsiz olmakla kalmaz, aynı zamanda güvenlik ve uyumluluk için de risk oluşturur.
İK departmanları izin talepleri, işe alım personeli, doğrudan mevduat, politika güncellemeleri, performans incelemeleri gibi sorumlulukları vardır. Bu alanların herhangi biri ve tümü, çalışan verileri için en azından bir düzeyde risk teşkil eder ve bu nedenle kuruluş için güvenlik ve uyumluluk riski oluşturur. Yorgun eller ve zihinler bir belgeyi kolayca yanlış dosyalayabilir, belgelere ve dosyalara yanlış güvenlik erişim düzeyi bile verilebilir.
Bu riskler nasıl azaltılabilir?
İlk olarak, personel dosyalarına kimin eriştiğini ve nedenini bilmek hayati önem taşır. Belgeler bir dosya dolabında kilitli olsa bile güvenli kaldıklarına dair bir garantisi yoktur.
Birisi yanlışlıkla kilidi açık bırakırsa bu dosyalar hırsızlığa ve yasal işlem tehdidine maruz bırakabilir.
İçerik yönetimi ve dijitalleştirme, bu nedenlerden dolayı İK profesyonelleri için temel araçlar haline gelmiştir. Belgeleri dijitalleştirmek kağıt tasarrufu sağlar, güvenliği sıkılaştırır ve insan hatası olasılığını azaltır.
Bunun yanı sıra akıllı yakalama, bu belgelerin fiziksel olarak dijitalleştirilmesinin çoğunu ortadan kaldırır, bu da onları aslında bir kurumsal veri havuzunun parçası olarak etiketlenebilen ve aranabilen ‘canlı dosyalar’ yapar. Bir yöneticinin yalnızca doğrudan kendisi için çalışan çalışanların dosyalarına erişmesini sağlamak gibi.
Riski en aza indirmek için verilere erişim, en az ayrıcalık ilkesine dayanmalıdır; bu, kullanıcıların işlerini yapmak için gereken minimum erişime sahip olması gerektiği anlamına gelir.
Dosyaların sayısallaştırılması, mantıksal erişim kontrol çözümlerinin kullanılmasına izin verir. Bu bir şifre, biyometrik tarama, yakınlık kartı, cep telefonu uygulaması veya hatta Yüz Tanıma (FR) şeklinde olabilir.
Doğru içerik hizmetleri platformu, bir çalışan dosyasına erişen her kullanıcının tüm geçmişinin görünürlüğünü sağlar, böylece yöneticiler belgeyi kimin görüntülediğini, düzenleme veya değişiklik yapıp yapmadığını ve dosyaya eriştikleri tarihi ve saati görebilir.
Ayrıca sağlam bir içerik hizmetleri platformu, veriler beklemedeyken (etkin olarak kullanılmıyorsa), aktarılırken (veritabanı içindeki sunucular arasında hareket ederken) ve kullanımda (yetkili kullanıcılar tarafından erişilirken) şifreleme sağlayabilir.
İçerik hizmetleri platformları, bir İK departmanının bilgi ve süreçlerin uygunluğunu ve güvenliğini sağlarken kağıt dosyalardan uzaklaşmasına yardımcı olabilir.
Comments